Qué son los Códigos QR, y Cómo lo Pueden Utilizar los Negocios Locales y Organizaciones sin Fines de Lucro

Seguramente has visto estos códigos por todas partes, pero ¿sabes qué son, cómo funcionan y cómo pueden ayudar en la promoción de tu negocio u organización sin fines de lucro?  En este breve artículo te lo vamos a explicar.  Los códigos de barras han existido por años y los podemos encontrar en las etiquetas de muchos productos.  Sin embargo, un nuevo tipo de código se está usando como parte del marketing de todo tipo de marcas.  

Los códigos QR se originan en Japón y sus siglas significan “Quick Response” ya que pueden ser leídos por un teléfono inteligente y sustraer información inmediatamente.  Una vez la información del código es leída por el móvil, ésta se traduce en información relacionada a una compañía, producto o servicio permitiendo acceder a todo tipo de información en tiempo real, tales como los detalles de una campaña, localización de un establecimiento, una dirección en internet, incluso pueden ofrecer cupones de descuentos, ofertas, etc.

Cuáles son las Ventajas

Pueden almacenar mucho más información que los códigos de barras y cada vez son más los teléfonos móviles que pueden leer estos códigos.  Es decir, en el futuro habrá más personas que tendrán acceso a este tipo de tecnología y solo tienen que tener un Smartphone que requiera un lector de códigos QR para hacerlo.  ¿Qué significa esto?  Que tu empresa tendrá muchas más oportunidades de llegar a sus clientes actuales y futuros clientes.

Si lo añades a tu sitio web, los buscadores como google, indexará constantemente tu información, saliendo en las primeras páginas de éstos.  Otra ventaja es que aquellos que comiencen a incorporarlo serán percibidos como innovadores, generarán comentarios de sus clientes y tendrá muy buen impacto en las redes sociales.   

¿Cómo Utilizarlo para tu negocio u organización?

No importa el tamaño de tu empresa u organización, cualquiera puede beneficiarse de estos códigos. A continuación te diré cómo:

• Puedes colocar un código QR al lado de cada producto en tu sitio web con el fin de que éste contenga toda la información sobre dicho producto. 
• Puedes añadirlo a la publicidad como tarjetas, flyers, carteles, anuncios de TV, incluyendo detalles sobre:

• Productos 
• Contacto 
• Ofertas 
• Eventos 
• Cupones de descuentos 
• Redes Sociales  

 ¿Cómo crear un código QR?

Puedes hacerlo a través de un programador o utilizando aplicaciones tales como QR-Planet o simplemente buscas en google generador de QR y saldrán una variedad de herramientas para hacerlo.

Read more »

Cómo Maximizar tu Tiempo

Cuando el tiempo no es suficiente para llevar a cabo el trabajo de la oficina, los asuntos pendientes del hogar, atender nuestra familia y tomar un tiempito para nosotras, no cabe duda que necesitamos organizar nuestro tiempo.  Realizar algo tan simple como una lista de asuntos pendientes nos ayudará a establecer prioridades con el fin de organizar mejor nuestro día.  A continuación algunas técnicas que podemos desarrollar:

1. Calendariza las actividades, calcula cuánto tiempo te tomará llevarlas a cabo y estable un “dateline” para cada una de ellas.  En un artículo anterior relacionado a la Organización hablamos sobre los formularios que puedes desarrollar para el manejo de proyectos los cuales se puede atemperar de acuerdo a las actividades diarias de tu oficina.
2. Como mencionáramos al principio de este artículo realizar una lista de los asuntos pendientes y de las tareas diarias lo cual te permitirá establecer prioridades.
3. Acostumbrarnos a utilizar la agenda electrónica de nuestro teléfono o computadora.  Sin duda alguna esta es una herramienta fundamental ya que la puedes programar para que envíe recordatorios de todos tus asuntos.

No importa cómo determines organizar tu tiempo, lo importantes es que tu día sea uno más productivo y alcances los resultados esperados. 

Read more »

Asistente Virtual: Recomendaciones para Tener un Día Productivo

En dos artículos anteriores hablamos sobre cómo nos puede beneficiar una buena organización, y qué materiales nos pueden ayudar para llevar a cabo la misma.  Hoy les ofreceré viarias sugerencias para comenzar un día bien organizado. 

Los expertos en el tema de Asistencia Virtual recomiendan que al decidir desarrollar tu negocio establezcas un horario para el mismo.  De este modo tus clientes conocerán en qué momento del día se pueden comunicar contigo.  Es por esto que una vez lo hagas es sumamente importante estar disponible durante este horario, sobre todo al comienzo del día.  Si comienzas tarde tu jornada de trabajo, es casi seguro que tu día será uno difícil y probablemente todo se juntará y no lograrás adelantar mucho trabajo.  Sobra decir que para una Asistente Virtual comenzar tarde su día es un error, ya que nosotras trabajamos a base del tiempo y es muy importante demostrar tu profesionalismo y cumplir lo acordado con tu cliente.  

Tan pronto comiences a trabajar debes revisar todos los asuntos pendientes, el correo electrónico, el fax, los mensajes en el teléfono y el estatus de los proyectos que estás trabajando.  Realizar esta tarea te ayudará a establecer prioridades y desarrollar la agenda del día.  Una vez desarrolles la agenda se recomienda contestar los mensajes pendientes y contactar los clientes tan pronto le sea posible.  Además, debes localizar todos los expedientes y documentos con los que estarás trabajando durante el día para que estos estén a la mano.

Al terminar el día de trabajo se recomienda organizar las tareas que quedaron pendientes e incluirlas en la planificación del día siguiente.  Al preparar el plan diario del día, te permitirá delegar las tareas en otra persona en caso de surgir alguna emergencia o conocer si necesitas alguna ayuda para cumplir con las mismas.  También debes revisar el calendario, archivar los documentos, limpiar y organizar el área de trabajo. Cuando tengas mucho trabajo se sugiere solicitar ayuda adicional o extender el horario de trabajo.

En fin para realizar una buena organización necesitas designar tiempo para planificar, preferiblemente al comienzo del día.  Si trabajas con otra persona también necesitará reunirse para discutir las actividades que se estarán llevando a cabo y establecer las prioridades para que se cumpla con los horarios de entrega de trabajo.  

Read more »

Métodos para Realizar un Buen Cotejo

Una de las características que te posiciona como una profesional es la calidad de los documentos trabajados sobre todo que estén libres de errores.  Cuando trabajas bajo presión y las interrupciones son la orden del día tu concentración se ve comprometida y existe mayor posibilidad de que cometas algún error.  Los errores no solamente son embarazosos sino que también pueden ser costosos para tu negocio.  Es por esto que realizar un buen cotejo es de suma importancia para que tus trabajos sean todo un éxito.  Existen dos tipos de errores que la Asistente Virtual debe aprender a identificar, entre ellos están:

•  Errores Mecánicos – Repetición de letras, transposición de letras, omisión de signos de puntuación y división incorrecta de las palabras.
• Errores de Contenido – Repetición de nombres, concordancia (por ejemplo: errores en las fechas), gramática y omisión de palabras, oraciones o párrafos.  

Existen varios métodos que podemos establecer para cotejar nuestros trabajos, cuya práctica continúa nos ayudará a detectar con rapidez los errores en los documentos.  Entre ellos se encuentran los siguientes:

• El método de la barra sujetadora de papel – Consiste en usar la barra sujetadora del papel para guiarnos en la lectura del documento.  La misma se utiliza para ir marcando las líneas que se están leyendo.
• Mirar, leer y releer – Se observa el documento para evaluar su estructura y apariencia en términos del formato, luego se procede a leer el documento buscando posibles errores de contenido y por ultimo relee buscando los errores mecánicos.
• Método cooperativo – En este caso la lectura la lleva a cabo dos personas, una lee el documento original mientras que la otra sigue la lectura buscando errores o palabras y oraciones que se hayan omitido.  Este método es más utilizado cuando se transcriben documentos largos.

El trabajo que realizas es tu carta de presentación, por lo tanto integrar estos procedimientos como parte de tus tareas te serán de mucha utilidad al momento de entregar tus trabajos.  Recuerda que un trabajo bien hecho es lo que estimulará a tus clientes a recomendarte con otras personas.

Read more »

Asistente Virtual: Materiales Necesarios para la Organización de una Oficina

Este documento es la continuación del artículo: La Organización como Parte de sus Tareas Diarias, donde se discutió la importancia de la organización en nuestro trabajo y como ésta nos beneficia con el fin de optimizar el manejo del tiempo.  Hoy continuáremos con los materiales que debemos tener a la mano para llevar a cabo la planificación diaria de nuestras tareas.  Entre estos materiales se encuentran:      

1. Calendarios – Debes contar con los calendarios del año actual, el anterior y el siguiente.  Tienen que estar accesibles para poder llevar un registro de los proyectos que se estarán trabajando, las reuniones, los seminarios, etc.  Otra función importante del calendario es la de poder proveer al cliente alternativas de fechas para la entrega de los trabajos.
2. Libreta – Siempre debes contar con este material y tenerlo a la mano, ya que es imprescindible al momento de atender los clientes ya sea vía llamada telefónica, por video conferencia o personalmente.  La libreta es necesaria para anotar todos los detalles del trabajo que éste está solicitando.
3. Formas para el Manejo de los Proyectos – Las mismas pueden diseñarse de acuerdo a las necesidades de tu Oficina. También puedes utilizarla para los Proyectos que estás realizando para tus clientes.  Ésta es utilizada para detallar la lista de tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto, también se incluye el tiempo estipulado para realizar cada tarea y la persona responsable de la misma.  Este documento te ayudará a determinar el tiempo total que se invertirá en todo el proyecto.
4. Tarjetero Cronológico -  Este tarjetero está ordenado por fechas y se utiliza para llevar una lista de los asuntos pendientes y las fechas en las cuales se deben tomar acción sobre dichos asuntos. 

Los materiales antes mencionados son los utilizados de forma tradicional, pero para todas aquellas personas tecnológicas, tienen a su alcance las mismas herramientas de forma electrónica: NotePad, WordPad, Microsoft Works, Outlook son solo algunos de los recursos que puedes utilizar y que por lo general ya vienen instalado en su computadora.

En el siguiente artículo se ofrecerán detalles de las técnicas necesarias para una buena organización.

Read more »

Asistente Virtual: La Organización como Parte de tusTareas Diarias

Toda Asistente Virtual debe conocer a cabalidad las técnicas de organización que le ayuden a hacer mejor uso de su tiempo.  Para demostrar buena organización se debe poner en práctica técnicas y procedimientos que faciliten la realización de su trabajo, ya que una buena organización es vital para la eficiencia en las tareas que se realizan diariamente.  Tanto la organización como la buena administración del tiempo se complementan en el diario vivir de una oficina.  Cada actividad que se llevará a cabo debe pensarse y evaluarse en términos de cuál es el tiempo mínimo que debe tomar sin que se sacrifique la calidad, la efectividad y la eficiencia. 

Por lo tanto la planificación es primordial para un Asistente Virtual ya que ésta trabaja a base del tiempo.  Entre las ventajas de una buena organización se encuentran: 

• Ahorrar tiempo y dinero
• Aumenta su productividad
• Disminuye la tensión
• Crea un ambiente de trabajo agradable
• Permite una comunicación más efectiva
• Se produce la satisfacción de haber realizado un buen trabajo 

Para establecer una buena organización en el lugar de trabajo es sumamente importante conocer el trabajo que se está realizando, conocer quién es tu cliente, la empresa que éste dirige y a qué se dedica solo de esta manera puedes establecer cuáles son sus necesidades y prioridades para que finalmente logres un producto de calidad y puedas ofrecer otras alternativas que le ayuden a maximizar los servicios que éste ofrece. 

En el próximo artículo estaré hablando sobre los materiales que le pueden ayudar a realizar una buena planificación y ofreceré sugerencias y recomendaciones para que logres una buena organización en tu oficina. 

Read more »

¿Qué es una Asistente Virtual?

Una Asistente Virtual (AV) trabaja de forma remota utilizando lo último en la tecnología para comunicarse con sus clientes y realizar diversas tareas que ayuden a maximizar las operaciones de los negocios de éstos.  Los expertos en este tema indican que el servicio virtual es uno de los negocios de mayor crecimiento hoy día, ya que el uso del internet les permite a estos profesionales desarrollar un negocio global y comunicarse con sus clientes a cualquier parte del mundo.  Entre algunos de los beneficios de contratar un asistente virtual se encuentran:

1. El cliente no tiene que lidiar con los aspectos de contratar un empleado regular y no se tiene que preocupar por nómina, planes médicos, seguros, ni beneficios.  Al contratar este servicio solo paga por lo que necesita.
2. El AV no ocupa espacio físico en la empresa del cliente ya que desarrollan todas las tareas administrativas que usted necesita directamente desde su oficina.
3. Cero gastos en equipo de oficina.  No tendrá que invertir dinero en equipo adicional para la producción de las tareas administrativas necesarias.
4. Efectividad.  El AV no solo lleva a cabo sus proyectos, también se dan a la tarea de conocer y familiarizarse con su negocio para ofrecerle un servicio de calidad.
5. Servicio y envío rápido de su trabajo, a través de e-mail, fax ó correo.

Este tipo de negocio les permite a los clientes tener el acceso a todos los beneficios de apoyo que disfrutan empresas, negocios y ejecutivos, sin tener que contratar un empleado regular.  Gracias a los avances tecnológicos la comunicación con el cliente es muy efectiva y éste puede solicitar los servicios a través del teléfono, fax, correo electrónico, mediante comunicación por Window Messenger, correo regular,  mediante video conferencias en Skype, Gmail y muy pronto a través de Facebook.  

Si necesita apoyo administrativo no dude en contratar estos servicios que sin duda alguna será de mucho beneficio para usted y su negocio.

Read more »