- Calendarios – Debes contar con los calendarios del año actual, el anterior y el siguiente. Tienen que estar accesibles para poder llevar un registro de los proyectos que se estarán trabajando, las reuniones, los seminarios, etc. Otra función importante del calendario es la de poder proveer al cliente alternativas de fechas para la entrega de los trabajos.
- Libreta – Siempre debes contar con este material y tenerlo a la mano, ya que es imprescindible al momento de atender los clientes ya sea vía llamada telefónica, por video conferencia o personalmente. La libreta es necesaria para anotar todos los detalles del trabajo que éste está solicitando.
- Formas para el Manejo de los Proyectos – Las mismas pueden diseñarse de acuerdo a las necesidades de tu Oficina. También puedes utilizarla para los Proyectos que estás realizando para tus clientes. Ésta es utilizada para detallar la lista de tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto, también se incluye el tiempo estipulado para realizar cada tarea y la persona responsable de la misma. Este documento te ayudará a determinar el tiempo total que se invertirá en todo el proyecto.
- Tarjetero Cronológico - Este tarjetero está ordenado por fechas y se utiliza para llevar una lista de los asuntos pendientes y las fechas en las cuales se deben tomar acción sobre dichos asuntos.
Los materiales antes mencionados son los utilizados de forma tradicional, pero para todas aquellas personas tecnológicas, tienen a su alcance las mismas herramientas de forma electrónica: NotePad, WordPad, Microsoft Works, Outlook son solo algunos de los recursos que puedes utilizar y que por lo general ya vienen instalado en su computadora.
En el siguiente artículo se ofrecerán detalles de las técnicas necesarias para una buena organización.
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