En dos artículos anteriores hablamos sobre cómo nos puede beneficiar una buena organización, y qué materiales nos pueden ayudar para llevar a cabo la misma. Hoy les ofreceré viarias sugerencias para comenzar un día bien organizado.
Los expertos en el tema de Asistencia Virtual recomiendan que al decidir desarrollar tu negocio establezcas un horario para el mismo. De este modo tus clientes conocerán en qué momento del día se pueden comunicar contigo. Es por esto que una vez lo hagas es sumamente importante estar disponible durante este horario, sobre todo al comienzo del día. Si comienzas tarde tu jornada de trabajo, es casi seguro que tu día será uno difícil y probablemente todo se juntará y no lograrás adelantar mucho trabajo. Sobra decir que para una Asistente Virtual comenzar tarde su día es un error, ya que nosotras trabajamos a base del tiempo y es muy importante demostrar tu profesionalismo y cumplir lo acordado con tu cliente.
Tan pronto comiences a trabajar debes revisar todos los asuntos pendientes, el correo electrónico, el fax, los mensajes en el teléfono y el estatus de los proyectos que estás trabajando. Realizar esta tarea te ayudará a establecer prioridades y desarrollar la agenda del día. Una vez desarrolles la agenda se recomienda contestar los mensajes pendientes y contactar los clientes tan pronto le sea posible. Además, debes localizar todos los expedientes y documentos con los que estarás trabajando durante el día para que estos estén a la mano.
Al terminar el día de trabajo se recomienda organizar las tareas que quedaron pendientes e incluirlas en la planificación del día siguiente. Al preparar el plan diario del día, te permitirá delegar las tareas en otra persona en caso de surgir alguna emergencia o conocer si necesitas alguna ayuda para cumplir con las mismas. También debes revisar el calendario, archivar los documentos, limpiar y organizar el área de trabajo. Cuando tengas mucho trabajo se sugiere solicitar ayuda adicional o extender el horario de trabajo.
En fin para realizar una buena organización necesitas designar tiempo para planificar, preferiblemente al comienzo del día. Si trabajas con otra persona también necesitará reunirse para discutir las actividades que se estarán llevando a cabo y establecer las prioridades para que se cumpla con los horarios de entrega de trabajo.
