Asistente Virtual: Materiales Necesarios para la Organización de una Oficina

Este documento es la continuación del artículo: La Organización como Parte de sus Tareas Diarias, donde se discutió la importancia de la organización en nuestro trabajo y como ésta nos beneficia con el fin de optimizar el manejo del tiempo.  Hoy continuáremos con los materiales que debemos tener a la mano para llevar a cabo la planificación diaria de nuestras tareas.  Entre estos materiales se encuentran:      

1. Calendarios – Debes contar con los calendarios del año actual, el anterior y el siguiente.  Tienen que estar accesibles para poder llevar un registro de los proyectos que se estarán trabajando, las reuniones, los seminarios, etc.  Otra función importante del calendario es la de poder proveer al cliente alternativas de fechas para la entrega de los trabajos.
2. Libreta – Siempre debes contar con este material y tenerlo a la mano, ya que es imprescindible al momento de atender los clientes ya sea vía llamada telefónica, por video conferencia o personalmente.  La libreta es necesaria para anotar todos los detalles del trabajo que éste está solicitando.
3. Formas para el Manejo de los Proyectos – Las mismas pueden diseñarse de acuerdo a las necesidades de tu Oficina. También puedes utilizarla para los Proyectos que estás realizando para tus clientes.  Ésta es utilizada para detallar la lista de tareas necesarias para llevar a cabo un proyecto, también se incluye el tiempo estipulado para realizar cada tarea y la persona responsable de la misma.  Este documento te ayudará a determinar el tiempo total que se invertirá en todo el proyecto.
4. Tarjetero Cronológico -  Este tarjetero está ordenado por fechas y se utiliza para llevar una lista de los asuntos pendientes y las fechas en las cuales se deben tomar acción sobre dichos asuntos. 

Los materiales antes mencionados son los utilizados de forma tradicional, pero para todas aquellas personas tecnológicas, tienen a su alcance las mismas herramientas de forma electrónica: NotePad, WordPad, Microsoft Works, Outlook son solo algunos de los recursos que puedes utilizar y que por lo general ya vienen instalado en su computadora.

En el siguiente artículo se ofrecerán detalles de las técnicas necesarias para una buena organización.

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Asistente Virtual: La Organización como Parte de tusTareas Diarias

Toda Asistente Virtual debe conocer a cabalidad las técnicas de organización que le ayuden a hacer mejor uso de su tiempo.  Para demostrar buena organización se debe poner en práctica técnicas y procedimientos que faciliten la realización de su trabajo, ya que una buena organización es vital para la eficiencia en las tareas que se realizan diariamente.  Tanto la organización como la buena administración del tiempo se complementan en el diario vivir de una oficina.  Cada actividad que se llevará a cabo debe pensarse y evaluarse en términos de cuál es el tiempo mínimo que debe tomar sin que se sacrifique la calidad, la efectividad y la eficiencia. 

Por lo tanto la planificación es primordial para un Asistente Virtual ya que ésta trabaja a base del tiempo.  Entre las ventajas de una buena organización se encuentran: 

• Ahorrar tiempo y dinero
• Aumenta su productividad
• Disminuye la tensión
• Crea un ambiente de trabajo agradable
• Permite una comunicación más efectiva
• Se produce la satisfacción de haber realizado un buen trabajo 

Para establecer una buena organización en el lugar de trabajo es sumamente importante conocer el trabajo que se está realizando, conocer quién es tu cliente, la empresa que éste dirige y a qué se dedica solo de esta manera puedes establecer cuáles son sus necesidades y prioridades para que finalmente logres un producto de calidad y puedas ofrecer otras alternativas que le ayuden a maximizar los servicios que éste ofrece. 

En el próximo artículo estaré hablando sobre los materiales que le pueden ayudar a realizar una buena planificación y ofreceré sugerencias y recomendaciones para que logres una buena organización en tu oficina. 

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Recursos Útiles para su Negocio

Este es el segundo de varios artículos que estaré presentando sobre herramientas y recursos gratuitos que pueden ayudarlo a maximizar la administración de su negocio.  Hoy comenzaremos hablando del antivirus. 

Un antivirus es un programa desarrollado para prevenir la activación, propagación y contagio de los virus en su computadora.  Existen dos formas de propagación: los virus, los cuales son instalados por los usuarios ya que estos pasan inadvertidamente a través de programas, archivos, etc. y los gusanos con los que el programa malicioso actúa replicándose a través de las redes. 

Entre las contaminaciones más frecuentes están:

• Mensajes que ejecutan automáticamente los programas.
• Publicidad social, mensajes como: «Ejecute este programa y gane un premio».
• Entrada de información en discos de otros usuarios infectados.
• Instalación de software que pueda contener uno o varios programas maliciosos.
• USB.

Actualmente los principales antivirus son: McAfee, Norton, Panda, AVG Professional y Kaspersky cuyos precios fluctúan entre $29 a $69.  Sin embargo existen programas de antivirus de uso libre cuyo funcionamiento es básicamente igual que cualquiera de estos programas comerciales, aunque cabe señalar que los programas comerciales te proveen procesos de seguridad adicionales que los antivirus de código abierto no ofrecen pero proveen la función básica que es la detectar un virus.  Tomando en cuenta esta última consideración hoy les presento a ClamWin.

ClamWin es un antivirus libre para Microsoft Window 98/Me/2000/XP/2003/Vista.  Este antivirus viene con su propio instalador fácil de usar y es de código abierto sin costo adicional.  Sus características son las siguientes:

·         Alto porcentaje de detección de virus y spyware.

·         Planificador de búsqueda de virus.

·     Actualizaciones automáticas de la base de datos de virus.  La base de dato se actualiza de forma regular y de forma casi inmediata cada vez que se reportan virus nuevos. 

·         Búsqueda de virus en demandas.

·         Integración con los menús de Microsoft Windows Explorer

·         Soporte de añadidura a Microsoft Outlook. 

ClaimWin no incluye un buscador de virus de acceso en tiempo real, es por esto que tiene que realizar dicha acción manualmente para que el programa pueda detectar un virus en su computadora.  También existen otros antivirus de código abiertos tales como: Avast o Antivir.

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Herramientas para tu Negocio: Crear Archivos PDF Gratis

Un documento PDF son aquellos documentos que tienen la extensión pdf detrás de su nombre.  En este formato se puede incorporar imágenes, texto y música.  Es un formato de almacenamiento desarrollado por Adobe Systems y es uno de los programas más usados en Internet para intercambiar documentos.  Con este formato los usuarios buscan proteger el contenido del documento ya que el mismo puede ser configurado para que el contenido no pueda ser manipulado (editado e incluso copiado).   

Si necesitas crear archivos PDF de documentos hechos en los programas Word o Excel, puedes hacerlo sin comprar Adobe Acrobat.  Sólo tienes que hacer clic en la siguiente dirección:  http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=9943.  Luego haz clic en el botón rojo "Download" y descarga e instala el "add-in".

Para crear un documento PDF de cualquier archivo Office 2007, haz clic en el botón de Office, selecciona "Save as", luego "PDF or XPS" y haz clic nuevamente en "Publish".

El archivo PDF tendrá varias opciones.  Si lo vas a distribuir, escoge "Standard" en la sección "Optimize".  Si lo vas a publicar en línea, escoge "Online" para crear un archivo menos pesado que puede ser descargado fácilmente. 

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La Difícil Decisión de Delegar Tareas y Responsabilidades

Con regularidad, se ven muchos artículos reseñando la importancia del trabajo en equipo y del enfoque ganar/ganar.  Sin embargo, son muchos los ejecutivos que todavía están renuentes cuando se les habla de la delegación de responsabilidades.  Piensan que gastarán tiempo y energía en explicar en qué consiste un trabajo o que la persona asignada no lo puede llevar a cabo, que ellos pueden hacerlo más rápido y mejor, o lo contrario que podrían hacer el trabajo mejor que él, o que no tendrán el control total de su trabajo, en fin siempre predomina la desconfianza. 

Cabe señalar que para obtener el éxito debemos liderar con actitud positiva, darles a las personas la oportunidad de evolucionar en sus tareas y que a la vez éstas puedan contribuir de manera efectiva a la operación del negocio.  No piensan en el beneficio que pueden obtener al delegar tareas en otras personas, tales como pensar en el trabajo que para ellos es realmente importante, que pueden obtener mejores resultados como líder ya que disponen de tiempo para resolver las situaciones que se presentan o para analizar las necesidades de su negocio y prever que éstas ocurran.

La delegación puede ser la solución a un día ajetreado, a no tener tiempo para desempeñar sus actividades diarias o mejor aún la solución a no poder cumplir con fechas límites para la entrega de proyectos, informes importantes, entre otras cosas.  Puede ser el catalizador para un mejor rendimiento tanto para el ejecutivo como para sus empleados.  Pero, ¿Qué sucede cuando no contamos con el presupuesto suficiente para contratar una persona a tiempo completo, que se haga cargo de las tareas administrativas del negocio?  Afortunadamente existen alternativas que se pueden implementar como parte del plan de trabajo diario de una oficina.  Ya hemos reseñado en otros artículos en qué consiste el concepto de asistencia virtual, cómo beneficia a las PYMES, cómo beneficia a un estudiante, un profesor, etc.  Sin embargo, ¿Cómo puedo confiar en este servicio si nunca lo he utilizado?

Las asistentes virtuales son muy conocidas por la cantidad de data confidencial que manejan diariamente,  por su vasta experiencia trabajando y utilizando lo último en la tecnología y por ofrecer soluciones altamente efectivas para los negocio.  Es por esto que el primer paso es determinar mediante una lista, las tareas diarias de su oficina y cuáles puede delegar, aquellas que le liberarán tiempo, las más importantes y las que tienen prioridad.  Luego de haber realizado esto, lo próximo es entrevistarse con la asistente, dicha reunión puede llevarse a cabo vía internet (Skype), o personalmente, como si estuviera entrevistando a un candidato para empleo.  En dicha entrevista se verificará su preparación, experiencia y su profesionalismo.  Discutirán la lista de actividades de su empresa y se sorprenderá por la cantidad de cosas en la que la Asistente lo puede ayudar y las alternativas que le ofrecerá según las necesidades de su negocio. 

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Blog, un Medio de Comunicación Sumamente Importante para las PYMES y Emprendedores

Los Blogs, también conocidos como Bitácoras pueden definirse como un sitio web, el cual es frecuentemente actualizado con artículos breves los cuales son clasificados y archivados en orden cronológico, y pueden ser escritos por uno o varios autores.  Generalmente son enfocados a un tema en específico y se han convertido en un medio muy utilizado sobre todo para demostrar el profesionalismo de las personas detrás de las empresas que dirigen.

Cuando el mismo está bien elaborado puede convertirse en un aporte de suma importancia para su negocio, ya que puede ser utilizado como una poderosa herramienta de marketing.  A través de éste puedes establecer comunicación con tus clientes, aclarando dudas, promoviendo servicios,  escuchando sugerencias y reforzando la imagen empresarial de tu negocio.  

Este medio ofrece varios beneficios para los empresarios porque en él se puede actualizar frecuentemente la información de la empresa y usted puede atender personalmente a sus clientes, dándoles respuestas a sus preguntas casi simultáneamente a diferencia de una página web que no provee espacio para esto.  Entre las razones que debe considerar para determinar si su negocio necesita un Blog, están las siguientes:

1. Las personas necesitan conocer la información de primera mano.

·         Quien mejor que usted para hablar sobre los servicios que su compañía ofrece y cómo éstos agregan valor a sus clientes.  Si los consumidores no confían en su marca, es casi probable que se pregunten que les puede ofrecer tu competencia. 

·         Como mencionáramos antes, los blogs establecen una comunicación abierta entre usted y los consumidores intercambiando experiencia con relación a sus productos y servicios.

·    Permite comunicarte libremente.  Tus lectores sentirán que te conocen lo que generará confianza y los llevará a estar en continuo contacto con tu blog para estar al tanto de tus productos resultando así en futuras compras y recomendaciones con otros clientes. 

2. Posicionamiento en los Buscadores (Google, Yahoo, Altavista, etc.)

·     El posicionamiento en los Buscadores es trascendental para tu negocio.  Posicionamiento significa que los consumidores definen tu producto o servicio como uno de atributos importantes en comparación con los productos o servicios de tu competencia.  Es por esto que es importante aparecer en la primera página de los buscadores.   

·       Google es uno de los buscadores más utilizados por las personas, y que creen a Google le fascinan los blogs, porque estos proveen contenidos relevantes a los que están haciendo búsquedas sobre temas relacionadas con tu nicho.  Es por esto que los escritos posteados en tu blog deben ser de calidad y no una copia de otros escritos.

·         Los blogs al ser actualizados frecuentemente, te da una ventaja competitiva sobre las páginas web, ya que están son más estáticas.

·      Un blog es una tremenda opción para capturar enlaces, ya que en otros sitios web pueden ofrecer enlaces a tus post, por considerar que tu información es una excelente para los interesados en los temas de tu negocio.

·       En la actualidad existen cientos de blogs que están captando reconocimiento en tu área de expertis. Sin embargo, tu experiencia, formación y logros son más valiosos para las personas que buscan vasto conocimiento en tu nicho.    

3. Mucho más beneficio por poco dinero.

·    No se necesita de mucho dinero para crear y mantener un blog.  Actualmente, existen plataformas de código abierto (gratis) que te ofrecen además plantillas gratuitas las cuales pueden ser modificadas y adaptadas al perfil de tu empresa.   

·      Mi recomendación es que si no tienes experiencia creando blogs, y deseas un look totalmente profesional contrates una persona que desarrolle el mismo para que usted pueda enfocarse en escribir los contenidos que próximamente estará publicando.

4. Conocer la reacción de los consumidores en relación a tus productos y servicios.

·        El blog te provee resultados inmediatos ya que a través de éste  puedes identificar aquellos artículos más leídos, los que generan más discusiones y los que son más compartidos.  Si un cliente tuviera algo que decir, preguntar o criticar, el blog es la forma más rápida y efectiva para hacerlo. Por lo tanto, te permitirá manejar de forma sencilla y efectiva la relación con tus clientes a través de los comentarios.

·         También te permite manejar adecuadamente la transmisión de noticias sobre algún problema interno o externo de tu compañía, controlando tu comunicación en todo momento.

·        Contestar los comentarios en el blog, demuestra interés por comunicarte con el público y por mejorar continuamente tus productos o servicios.

Luego de haber leído este artículo, me gustaría conocer tu opinión en relación al mismo y si crees que un blog puede beneficiarte tanto a nivel profesional como a tu empresa.

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¿Qué es una Asistente Virtual?

Una Asistente Virtual (AV) trabaja de forma remota utilizando lo último en la tecnología para comunicarse con sus clientes y realizar diversas tareas que ayuden a maximizar las operaciones de los negocios de éstos.  Los expertos en este tema indican que el servicio virtual es uno de los negocios de mayor crecimiento hoy día, ya que el uso del internet les permite a estos profesionales desarrollar un negocio global y comunicarse con sus clientes a cualquier parte del mundo.  Entre algunos de los beneficios de contratar un asistente virtual se encuentran:

1. El cliente no tiene que lidiar con los aspectos de contratar un empleado regular y no se tiene que preocupar por nómina, planes médicos, seguros, ni beneficios.  Al contratar este servicio solo paga por lo que necesita.
2. El AV no ocupa espacio físico en la empresa del cliente ya que desarrollan todas las tareas administrativas que usted necesita directamente desde su oficina.
3. Cero gastos en equipo de oficina.  No tendrá que invertir dinero en equipo adicional para la producción de las tareas administrativas necesarias.
4. Efectividad.  El AV no solo lleva a cabo sus proyectos, también se dan a la tarea de conocer y familiarizarse con su negocio para ofrecerle un servicio de calidad.
5. Servicio y envío rápido de su trabajo, a través de e-mail, fax ó correo.

Este tipo de negocio les permite a los clientes tener el acceso a todos los beneficios de apoyo que disfrutan empresas, negocios y ejecutivos, sin tener que contratar un empleado regular.  Gracias a los avances tecnológicos la comunicación con el cliente es muy efectiva y éste puede solicitar los servicios a través del teléfono, fax, correo electrónico, mediante comunicación por Window Messenger, correo regular,  mediante video conferencias en Skype, Gmail y muy pronto a través de Facebook.  

Si necesita apoyo administrativo no dude en contratar estos servicios que sin duda alguna será de mucho beneficio para usted y su negocio.

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Contabilidad para Pequeños Negocios

La contabilidad, además de servirnos para rendir todos los informes financieros que nos requiere el Departamento de Hacienda, también es imprescindible para conocer en todo momento el funcionamiento de nuestro negocio, sin importar su tamaño.  Es por esto que es de suma importancia establecer controles contables que nos permitan saber si el mismo es rentable, si está siendo bien administrado o si necesita hacer cambios para que pueda crecer más.

 

Para lograr esto, se debe guardar siempre las facturas las cuales tienen que estar en orden y agrupadas en cuentas por pagar y cuentas por cobrar.  Si su negocio es muy pequeño, de todas manera se debe llevar un control ya sea utilizando una computadora que le facilite el trabajo o de forma manual (los llamados libros) en donde usted pueda registrar todas las ventas que se hacen durante el día.  Este registro le facilitará llevar el inventario y hasta le será de ayuda si en algún momento necesita solicitar un préstamo al Banco.   

Qué debe hacer para llevar la contabilidad.  Como mencionáramos antes debemos guardar todas las facturas en estricto orden para hacer los cálculos una vez a la semana de las cosas que se han comprado y conocer lo que se ha gastado.  Luego se debe llevar el inventario para tener un control sobre lo comprado, gastado y lo que queda en el almacén.  También debemos llevar un control sobre los servicios que estamos utilizando (agua, luz, teléfono, etc.).  Si cuenta con personal a su cargo, todo lo relacionado al mismo debe estar en orden para luego completar las planillas correspondientes y realizar sus pagos (seguro social, seguros, income tax, etc.).     

Debemos revisar en todo momento el dinero del “Petty Cash” el cual es utilizado para emergencias.  En el caso de los proveedores se recomienda realizar los pagos con cheques, de esta manera no tiene que manejar tanto dinero en efectivo.  Por lo tanto, no estará expuesto a robos y podrá manejar con más facilidad la contabilidad del negocio.  

Lo más importante es mantener todo organizado para tener presente que cuentas han sido pagadas y cuáles están pendientes de pago.  Si usted no conoce el proceso contable se recomienda contratar un contador que le ayude con la misma.  Recuerde, conocer cómo está funcionando su negocio es de vital importancia, solo de esa manera evitaría el cierre del mismo o ser multado por el Departamento de Hacienda por no cumplir con los requerimientos de dicho Departamento.

Milton Arroyo Alemán

Contador

Enterprise Virtual Assistants 

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