Contabilidad para Pequeños Negocios

La contabilidad, además de servirnos para rendir todos los informes financieros que nos requiere el Departamento de Hacienda, también es imprescindible para conocer en todo momento el funcionamiento de nuestro negocio, sin importar su tamaño.  Es por esto que es de suma importancia establecer controles contables que nos permitan saber si el mismo es rentable, si está siendo bien administrado o si necesita hacer cambios para que pueda crecer más.

 

Para lograr esto, se debe guardar siempre las facturas las cuales tienen que estar en orden y agrupadas en cuentas por pagar y cuentas por cobrar.  Si su negocio es muy pequeño, de todas manera se debe llevar un control ya sea utilizando una computadora que le facilite el trabajo o de forma manual (los llamados libros) en donde usted pueda registrar todas las ventas que se hacen durante el día.  Este registro le facilitará llevar el inventario y hasta le será de ayuda si en algún momento necesita solicitar un préstamo al Banco.   

Qué debe hacer para llevar la contabilidad.  Como mencionáramos antes debemos guardar todas las facturas en estricto orden para hacer los cálculos una vez a la semana de las cosas que se han comprado y conocer lo que se ha gastado.  Luego se debe llevar el inventario para tener un control sobre lo comprado, gastado y lo que queda en el almacén.  También debemos llevar un control sobre los servicios que estamos utilizando (agua, luz, teléfono, etc.).  Si cuenta con personal a su cargo, todo lo relacionado al mismo debe estar en orden para luego completar las planillas correspondientes y realizar sus pagos (seguro social, seguros, income tax, etc.).     

Debemos revisar en todo momento el dinero del “Petty Cash” el cual es utilizado para emergencias.  En el caso de los proveedores se recomienda realizar los pagos con cheques, de esta manera no tiene que manejar tanto dinero en efectivo.  Por lo tanto, no estará expuesto a robos y podrá manejar con más facilidad la contabilidad del negocio.  

Lo más importante es mantener todo organizado para tener presente que cuentas han sido pagadas y cuáles están pendientes de pago.  Si usted no conoce el proceso contable se recomienda contratar un contador que le ayude con la misma.  Recuerde, conocer cómo está funcionando su negocio es de vital importancia, solo de esa manera evitaría el cierre del mismo o ser multado por el Departamento de Hacienda por no cumplir con los requerimientos de dicho Departamento.

Milton Arroyo Alemán

Contador

Enterprise Virtual Assistants